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¿En qué enfocas tu tiempo? 

 octubre 2, 2020

By  carla

La administración inteligente del tiempo es muy importante, pues, todos contamos con el mismo tiempo, las mismas 24 horas del día, los mismos 1,440 minutos, mismos 86,400 segundos, pero no todos lo empleamos de la misma forma; algunas personas buscan ser más productivos, otros, sólo ir viviendo lo que se vaya presentando.
Bajo mi experiencia quiero compartirte cómo percibo la administración del tiempo y para ello, te comparto 14 puntos que espero ayuden a administrar mejor tu tiempo, tus prioridades y por consecuencia tu toma de decisiones.

Decide, ¿qué es lo importante para ti?

Analiza cuáles son tus actividades esenciales.
Te recomiendo, utilizar palabras que te suavicen desde la psicología el concepto de las palabras que le pones a tus actividades, por ejemplo; muchas veces llamamos pendientes a nuestras tareas y desde ahí, ya nos parece una carga porque pendiente es algo que amerita nuestro esfuerzo y probablemente eso nos genera repele a la ejecución de las mismas.
También existe un truco que se llama “tu lecho de muerte”, donde debes realizarte las preguntas ¿qué te gustaría haber hecho?, ¿en qué te gustaría haber dedicado tu tiempo? y ¿con quién te gustaría pasar ese tiempo?. Una vez contestadas estas preguntas, escribe en una lista con 4 ó 5 cosas y todos los días mantén en mente ese enfoque. Gracias a esta pequeña actividad, lograrás encontrar tu propósito más fácil y rápido. 

Identifica a tus “ladrones de tiempo”.

Si eres emprendedor, auto empleado, etc. lo primero que debes hacer es hacer un cálculo de cuánto vale tu tiempo y al momento de decir “elijo pasar horas productivas, a estar checando las redes sociales o terminar mi trabajo y luego tener esparcimiento de mejor calidad”. 

Revisa tu día a día y de ahí reflexiona si aquellas cosas a las que dedicas tiempo, son realmente necesarias y si puedes encontrar la manera de eliminarlas para mejorar tu eficiencia. Gracias a la minimización de pérdidas de tiempo también lograrás hacer espacio a las cosas realmente importantes y que te generan mayor felicidad y gusto por hacer.

Programa tu tiempo.

A veces tenemos claro lo que nos gusta y/o que queremos hacer, pero al momento de la ejecución, no encontramos la manera de organizar ese tiempo. Por lo tanto, te recomiendo que escribas sobre papel o en un calendario, clasifiques y asignes bloques de tiempo en 3 colores diferentes; las esenciales (las que te producen bienestar) colocarlas en rojo,  las medianamente importantes en color amarillo y las que más flexibles en color verde. De esta forma lograrás una mejor organización.

Coloca estos bloques de manera semanal, así lograrás una programación adecuada.

Aprende a decir que no.

Si dices que sí a todas las peticiones, en algunas ocasiones le destinamos demasiado tiempo a cosas improductivas solamente porque nos da miedo o vergüenza decir que no. Mantente firme con el tiempo que has fijado para tus esenciales y di que “no” lo que está en enfocado en aquello que es importante para ti.

Cambia tus rutinas.

En repetidas ocasiones permanecemos estancados en una rutina que todo menos cómo queremos que se desenvuelven nuestros días. Es imprescindible que te cuestiones; “¿existe mejor forma de hacer las cosas?”.
Tú eres el creador de tu vida, no permitas que tu vida se cicle, sé consciente de cómo quieres que sean las cosas y cuáles no quieres que sigan sucediendo.

Busca una nueva rutina que sea más agradable, más óptima, que te permita sentirte más vivo y agradecido.

Despeja tu agenda.

Si eres de las personas que continuamente mantiene una agenda llena de reuniones, tareas, citas y proyectos, esto te estresará y generará una sensación de estar todo el tiempo ocupado. Esto hará que tu productividad disminuya y te sientas abrumado.

No coloques las tareas en tu agenda, coloca en cambio aquello que sólo se puede hacer en un día y hora determinados (citas, reuniones, etc.). Plantea mejor qué es importante y elimina lo que no.

Deja grandes espacios blancos en tus agendas.

Tres tareas importantes por día.

Al crear una lista diaria de cosas por hacer, sólo escribe las tres más importantes que quieres hacer día a día. No escriba una lista larga o tendrás que llenar todo tu tiempo libre. Al mantener tu lista de tareas pequeña, pero poblada solamente por las importantes, te aseguras de hacer cosas importantes sin sobrecargarte.

Haz primero una de tus grandes “rocas”.

De las 3 tareas más importantes, realiza primero la más grande, más importante o la “más temida”. De lo contrario terminarás posponiendo esta tarea tanto como sea posible y llenarás el día con las cosas menos importantes.
Gracias a este pequeño truco te liberas de las cargas y emocionalmente te sentirás  con emociones positivas como el logro, la alegría, pasión o propósito porque lo más importante ya está hecho.

Recorta las distracciones.

Este punto es súper importante, porque te preguntas; ¿qué hay alrededor de tu área de trabajo que te distrae de la tarea en cuestión? La procrastinación es un terrible monstruo que viene disfrazado de pequeñas cosas placenteras como el enviar un correo no muy importante, responder un mensaje no muy urgente, revisar las redes sociales, etc.
Intenta eliminar el mayor número de distractores y lograrás ser más efectivo y perder menos valioso tiempo. Esto a la larga se verá reflejado en tiempo invertido para cosas buenas.

Trabaja por lotes.

Existen muchas actividades repetidas a lo largo del día o la semana que son similares y su las juntas ahorras tiempo, por ejemplo:
-Recados y compras que hagas a lo largo de la semana. En lugar de hacer una o dos al día, hazlas en un día concreto de la semana.

-Llamadas de teléfono que tengas que hacer a lo largo del día, mejor hazlas en un solo momento.
-Contesta todos los correos en un solo momento.
-Hacer la “colada”; lava, dobla y coloca la ropa en un solo día.

-Cocinar (puedes hacerlo un un día para toda la semana).

Unir estas tareas se traducirá en un fantástico ahorro de tiempo.

Recorta las reuniones.

Tal vez y este punto no aplique a todas las personas, pero muchas veces las reuniones ocupan mucho tiempo para conseguir al final un poco de información, o para tomar decisiones fáciles que podrían hacerse por correo o por teléfono.

Así que, en medida que puedas reduce al máximo el número de reuniones a las que tienes que asistir. Habla con tu jefe o jefa y coméntale que tu prioridad es ser más productivo y que te excuse o platica con las personas con las que te reunes y busca otro medio de cómo obtener la información. 

Con este pequeño cambio logrará ahorrar hora u horas improductivas.

Aprende a delegar.

Si cuentas con el apoyo de amigos, empleados, colaboradores que te puedan ayudar a ejecutar ciertas tareas que te permitan continuar con tus actividades más importantes, hazlo.

No sientas que es necesario que lo hagas todo, si es necesario dedicarle un poco de tiempo a la formación de la persona a la que estás delegando la tarea, ese tiempo se convertirá en una gran cantidad de tiempo ahorrado más tarde.
Recuerda, delegar te permite centrarte en tus funciones básicas y los proyectos importantes.


Externaliza.

Si no es posible que delegues, entonces externaliza. Por ejemplo con internet, es posible contactar a gente de todo el mundo.

Se pueden subcontratar muchas cosas; desde consultar el correo electrónico, hasta tareas de diseño, limpieza del hogar, etc.

Eso se convertirá en una actividad que te permitirá centrarte en lo verdaderamente importante y se traduce en ahorro de valiosísimo tiempo.

¡Desconéctate!

Una de las más grandes distracciones para todos es el uso inadecuado del internet. Si te das cuenta, los momentos más productivos se llevan a cabo sin el uso de internet.

No quiero decir que necesitas estar desconectado todo el tiempo, únicamente si quieres ser capaz de completar las tareas de forma eficaz, desconéctate y/o apaga tu teléfono móvil para que realmente puedas concentrarte. 

Establece ciertos momentos de conectividad al día y respétalos.

Espero que estos tips te ayuden a ser más enfocado y parte de tu tiempo elijas qué tiempo quieres tomar y obtener el control.
¡Clasifícalo, hazlo y ponte en acción!

carla


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